En Sergat, como agencia de comunicación especializada en turismo, aviación, hotelería y lujo, y en nuestros 36 años desde su fundación en 1987, hemos redactado y/o traducido y distribuido miles de comunicados de prensa. Si en una semana normal distribuimos de ocho a 15 notas de prensa, en un año pueden ser unas 700, lo que nos daría unos 25.000 comunicados a lo largo de nuestra historia. Cifras aparte, lo que sí es relevante es todo lo que tenemos en cuenta como agencia, que en ocasiones debemos recomendar a nuestros clientes.
A continuación, los “Do’s & Don’ts” que deben tener presente las agencias en la importante tarea de redactar o distribuir un comunicado de prensa.
No abusar
Esto suena más fácil de lo que realmente es, porque en muchas ocasiones es el cliente el que le pide a su agencia distribuir un determinado comunicado. Y, si el cliente es una marca de primer nivel mundial, suele querer distribuir un gran número de comunicados sobre temas muy diversos. Pero este gran número de comunicados en ocasiones puede resultar excesivo y contraproducente para los medios, que acaban siendo avasallados con comunicados de esta marca. Como agencia, a veces no tenemos más remedio que hacerlo por la presión del cliente, pero, en ese caso, intentamos siempre segmentar a qué tipo de medios distribuimos una nota de prensa. Esto nos lleva al próximo punto importante: la segmentación.
La segmentación
Con la segmentación se trata de distribuir un determinado comunicado únicamente a grupos de medios a los que realmente les puede interesar. La base de datos que tenemos en Sergat, fruto de décadas de trabajo y relaciones personales, está totalmente actualizada y segmentada, por ejemplo, por temas como lifestyle, wellness, economía, gastronomía, lujo, etc.
Menos es más
En muchas ocasiones la función de la agencia es traducir y adaptar al mercado correspondiente comunicados corporativos de los clientes. Esta es la tónica general de cualquier agencia en nuestro sector. Pero, a veces, los clientes mandan notas de prensa demasiado largas. Nos atreveríamos a confirmar que muy pocos periodistas quieren recibir comunicados tan extensos. La destreza de la agencia reside en intentar comprimir y reducir el contenido, pero sin quitar por ello la esencia e información realmente relevante que contiene el comunicado. Por norma general —la excepción confirma la regla— la buena práctica consiste en mandar notas de una a dos páginas máximo.
El titular y el subtítulo
En ocasiones existe la tentación de querer amalgamar demasiada información en el titular, lo que hace que se diluya lo realmente esencial o lo hace poco atractivo. Y no tenemos que olvidar la enorme importancia que tiene un titular, ya que es crucial en muchas ocasiones para que al receptor le llame la atención o, por el contrario, pulse directamente la tecla “delete”. Según el tema del comunicado, puede ser aconsejable o útil escribir uno o varios subtítulos para complementar la información clave del titular con más información realmente significativa.
Lo primero es lo primero
Al redactar un comunicado es preciso estructurarlo bien. Y en este contexto es necesario recordar que la información clave que queremos transmitir tiene que estar, en la medida posible, en el primer o segundo párrafo como mucho. La atención de un periodista al leer/analizar un tema en un comunicado decae muy rápido si no vamos al grano al principio y transmitimos lo esencial.
Terminología
Hay términos genéricos que no dicen mucho. En Sergat, al redactar notas de prensa intentamos evitar o reducir al máximo los adjetivos como por ejemplo “maravilloso”, “bonito”, “hermoso”, etc. y, en su defecto, buscamos otras expresiones que enriquezcan el texto.
Localizar comunicados corporativos
Es una buena práctica, siempre que tenga sentido y sea posible, adaptar los comunicados corporativos de un cliente a nuestro mercado específico, en nuestro caso, España. El ejemplo podría ser que una compañía presenta los resultados financieros de su negocio global y nosotros añadimos información referente a España. Localizar no siempre es posible o tiene sentido, pero es un aspecto a tener en cuenta para crear un comunicado más atractivo para nuestras audiencias locales.
Declaraciones bien redactadas
Una declaración es una frase que atribuimos a un portavoz de una compañía o a una persona designada. Esta figura también puede ser de una institución o empresa externa para dar más credibilidad a nuestro tema o contenido. La función de una declaración, en muchas ocasiones, es facilitar que los receptores pueden usar esta/s frase/s para su artículo. Por esto es importante redactar declaraciones que transmitan información valiosa y que no simplemente repitan información que ya conste en otra parte del comunicado. Una declaración tiene que aportar valor. En el caso de que pidamos una declaración a otra empresa u organización es importante guiarles acerca de lo que nos gustaría reflejar.
La utilidad del “boilerplate”
El llamado boilerplate es un párrafo/resumen que normalmente ponemos al final de los comunicados y que principalmente resume la actividad o aspectos destacados de un cliente. Una especie de “acerca de” con información corporativa, y a veces local, de la empresa. Es importante mantener actualizada la información. El boilerplate se repite en todas las notas de prensa.
Archivo de comunicados
En la web de la agencia conviene que haya un archivo de comunicados por ejemplo bajo el nombre de Noticias/ News o sala de prensa. En este apartado se encontrarán todas las notas de prensa emitidas, que deben estar etiquetadas con la marca de la que se informa. De esta manera, los periodistas podrán acceder al histórico de comunicados con un solo clic, ordenados de manera cronológica y por cliente.
