26 Mar Viajes de prensa: 13 claves para organizarlos con éxito

Los viajes de prensa ―la invitación a periodistas para conocer de primera mano un lugar, un producto, un servicio o, en general, una marca― constituyen una de las piedras angulares del día a día de Sergat como agencia de comunicación especializada en turismo. Como parte esencial de la estrategia de relaciones públicas, los viajes de prensa, también conocidos como fam trips o press trips, buscan generar cobertura mediática positiva y establecer relaciones duraderas (nuevas o ya existentes) con los medios de comunicación. Esto aplica también a los viajes de influencers, que están a la orden del día, para amplificar la presencia en redes sociales y crear un contenido auténtico y de calidad ―de ello hablaremos en un artículo aparte―. 

Compartimos algunas claves para organizar un press trip con un buen ROI (return of investment) y no morir en el intento:  

-Cada oveja con su pareja: nunca juntes a periodistas e influencers en un mismo viaje. La idea puede ser tentadora, a priori, si el objetivo del viaje es el mismo, y así simplificar la logística, pero los resultados pueden dejar mucho que desear a nivel de dinámica de grupo.  

-Definir objetivos: ¿qué quieres lograr con este viaje?, ¿qué mensajes te interesa transmitir? 

-Sobre la elección de medios: es importante identificar medios o periodistas cuya actividad sea afín con la marca y cuyos lectores puedan estar interesados en lo que queremos dar a conocer. Por supuesto, su audiencia tiene que ser relevante para la empresa.  

-Viajes de prensa individuales o en grupo: a veces las compañías optan por organizar varios viajes de prensa individuales antes que uno grupal. Cada modalidad de viaje tiene sus ventajas e inconvenientes, por lo que se debe valorar en función de las necesidades de la marca y de las preferencias y disponibilidad del periodista. 

-Planificar con tiempo: los periodistas suelen tener la agenda llena con otros viajes de prensa y eventos, de modo que cuanto antes se les contacte, más posibilidades habrá de que acepten la propuesta. 

-Pactar el contenido: una vez el periodista confirme su interés, es esencial que indique de forma precisa el contenido que ofrecerá a cambio. No somos filántropos, así que tendremos que recopilar el máximo de información posible: ¿en qué medio publicará?, ¿qué audiencia tiene?, ¿publicará online, offline, o ambos?, ¿cuánto espacio nos dedicará?, ¿qué fecha de publicación tiene prevista?  

-Redactar un documento: cuando tengamos toda la información, la agencia creará un documento con el background de cada periodista, información del medio y detalles sobre el compromiso de publicación para compartir con el cliente. 

-Crear un programa consensuado: para mejorar la experiencia, nunca está de más preguntar a los participantes si tienen alguna petición especial, ya sea visitar un lugar o ir a comer a algún restaurante concreto. Intenta incluir actividades únicas, diferentes, sobre todo si el viaje se realiza en destinos ya conocidos por los periodistas. Además, siempre que sea posible, el programa deberá compartirse con antelación de forma que el periodista tenga claro lo que se hará cada día. 

-Saber si hay alergias o intolerancias: a la hora de definir la parte gastronómica del viaje, es aconsejable saber de antemano si alguno de los periodistas tiene alguna alergia o intolerancia. En caso de que el viaje incluya alguna actividad deportiva (por ejemplo, kayak o submarinismo), es preferible cerciorarse de que todos, ya sea por motivos de salud u otros, estén cómodos con el plan. 

-Dejar tiempo libre: en ocasiones, menos es más. Tendemos a pensar que los programas tienen que ocupar cada minuto del día, pero lo cierto es que los periodistas agradecen tener algo de tiempo libre para poder explorar algún lugar por su cuenta. 

-Ser flexible: en los viajes de prensa ocurren imprevistos. Hay que saber improvisar e intentar solucionar los problemas con celeridad y apertura de mente. El juego de cintura es fundamental para servir de puente de manera satisfactoria entre el cliente y los periodistas.

-Obtener feedback: durante y después del viaje, el escort de la agencia o de la marca debe ir tomando nota de las impresiones de los periodistas sobre el destino o producto,  así como sobre el viaje en sí, para trasladarlo a quien corresponda y pulir detalles, si es necesario, en el futuro.   

-Monitorizar resultados: una vez finalizado el press trip, es conveniente compartir con los periodistas toda la información que pueda ser de su interés para confeccionar los artículos ―dossier de prensa de la marca, fotos y nota(s) de prensa relacionadas con el viaje―. Como no todos publicarán inmediatamente después del viaje, hay que tener claro los timings que haya especificado cada uno anteriormente y monitorizarlo para no perder ningún clipping. 

Desde su creación hace casi 40 años, Sergat, como agencia de comunicación especializada en turismo, pionera en España, ha organizado con éxito centenares de viajes de prensa ―tanto individuales como en grupo―  en todo el mundo para hoteles, destinos turísticos y aerolíneas. En concreto, a destinos como por ejemplo Australia, Hong Kong, Jamaica, Japón, Tailandia, Puerto Rico, Dubái, Macao, Mauricio, Yemen, Zimbabue, Kenia, Tanzania, EE. UU., Islas Caimán, Suiza, Tirol, Portugal, España, Francia, Holanda, Alemania, Italia, Maldivas, Seychelles, Islandia o Zanzíbar… y la lista sigue. 

Si necesitas ayuda para organizar tu próximo viaje de prensa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.